Hangar Festival

Le Hangar Festival 2023

Le Hangar Festival est un évènement culturel, plus particulièrement musical, qui a lieu au mois de juillet, à Montagny-les-Lanches. Il est organisé à la ferme du Pré ombragé.

Cette page sert également de pense-bête.

Général

Notes générales

• (2023) 16 tables (sur les 24 de la salle) et 51 bancs (sur les 74 de la salle) c’est nickel
• Louer des bennes à déchets : 2 ordures ménagères, 2 de tri
• Faire un espace poubelle propre

À faire pour 2024

• Acheter des déchets de scierie à l’avance pour les poêles rocket
• Prévoir des attaches à vélo
• « Alcool sur le festival » (Ulysse)
• « Les jeunes qui se servent » (Ulysse)
• Prévoir une vraie trousse de secours
• Prévoir des bacs à vaisselle ?
• Fabriquer un urinoir
• Éviter de mettre les vaches dans le terrain à camping
• LNA : « repas bénévoles » ?
• Mettre un panneau à l’entrée « au menu ce soir »

Bar

Historique des quantités de boisson

Type de boisson	Édition 2021	Édition 2022	Édition 2023
Vin rouge	25 litres, reste 9	16 litres, reste trop	10 litres
Vin rosé	24 litres, reste 1	23 litres, pile	20 litres
Vin blanc	27 litre, manque	27 litres, pas assez	30 litres
Bière			1110 litres
Cidre			24 litres
Jus de pommes			14 jus de pommes
Limonade			25 litres
Thé glacé			19 litres
Sirops			Cassis, Sureau, pamplemousse, grenadine, citron, menthe
Gingembre		6/8 litres EN TROP

À faire pour l’année prochaine

• trouver des jetons pour les équipes qui permette de récupérer le pichet gratuit
• refaire des pichets ?
• Trouver ou acheter un diable pour les fûts
• Plus de lumière au bar mais discrète, peut être ruban led à l’intérieur ?
• Ajouter un ressort pour fermer la porte arrière du hangar automatiquement et un loquet pour la laisser ouverte à fond même si y’a du vent
• LNA : consigne offerte aux gens de la famille c’est chiant, plus généralement sujet consigne dans son ensemble
• LNA : « électricité au bar pas assez » ?

Restauration

De manière générale

• Les gens commencent à vouloir manger à 19h30
• Vérifier les quantités servies dans les assiettes (genre la poleinte c’était beaucoup trop !)
• Prévoir un repas spécial bénévoles

Quantités 2023 (450 et 550 personnes)

Au menu : vendredi soir 169 pizzas et 300 sandwichs, samedi soir 450 galettes ? (=350/400 repas), 180 polenta.

Catégorie	Produit	Quantités 2023
Pizzas et galettes	Oignons	20 kg oignons (pizzas) et 20 kg (crêpes)
Pizzas	Poivrons	10 poivrons moyens
Galettes	Légumes pour salades	25 carottes, 12 betteraves rouges, 12 salades
Pizzas	Courgettes	4 kg
Sandwichs	Saucisses	350
Galettes	Pâte (voir recette)	10,5 kg + 6 kg sarrasin, 16 litres de lait, 130 œufs, 2,5 kg de beurre, 2 litres d’huile
Pizzas et galettes	Fromage	10 kg pizzas + 15 kg galettes
Pizzas et galettes	Champignons	9 kg pizzas + 10 kg galettes
Pizzas et galettes	Jambon	Deux jambons de 7,5 kg

Quantités 2022 (350 et 300 personnes)

Au menu : vendredi soir 140 pizzas et 215 sandwichs, samedi soir galettes, poleinte et sandwichs en secours. Finalement pas eu besoin par ce qu’il y avait plus de monde le vendredi que le samedi, mais bon on a pas eu trop de restes.

Catégorie	Produit	Quantités 2022
Pizzas et galettes	Oignons	40 oignons (pizzas) et 15 kg (crêpes)
Pizzas	Poivrons	10 poivrons moyens
Galettes	Légumes pour salades	25 carottes, 12 betteraves rouges, 12 salades
Divers	Tomates	10 kg
-	Aubergines	5 kg
-	Courgettes	?
Sandwichs	Saucisses	300

Quantités 2021

Au menu : burgers frites

Catégorie	Produit	Quantité 2021
Burgers	Pains	500 pains
-	Steaks	54 kilos (450 steaks × 120g)
-	Tomates	21 kilos
-	Fromage râpé pizzas et semaine	7 kilos

À faire pour l’année prochaine

• Acheter des outils à BBQ
• Acheter beaucoup de sacs poubelle
• Acheter des ustensiles de cuisine : maniques, louches, grandes cuillères, gants en latex
• Trouver des torchons
• Robocoupe cl50 ?

Réservations / entrées

Notes générales

• Noter « reprise des Meuh jusqu’à x heure »
• Acheter des bracelets pour l'entrée

Notes années

2022

• 318 préventes, 60 le jour même (vendredi et samedi)
• 239 vendredi et 190 le samedi

2023

• 450 entrées vendredi soir, 550 samedi soir (en comptant les bénévoles mais moyen les enfants)
• 120 personnes au camping
• Le fonctionnement avec des entrées et des bracelets était plus simples que les adhésions
• C'est plus rapide quand on laisse les gens mettre leur bracelet eux-même
• Acheter un deuxième TPE ? Peut-être pas au final
• Acheter des bouchons d'oreille
• Très bien passé, presque jamais personne sur la route

Sucré

Produit	Quantités 2022	Quantités 2023
Crêpes	550 (tout vendu, pas assez de garniture)
Cookies	160	230 + 350
Brookies		50 + 50
Smoothies		20 + 40

Scène

Notes générales

• Prévoir des enveloppes pour mettre les cachets des artistes

Organiser un Hangar Festival

Catégorie	Tâche	À faire	Date	Statut 2024
Scène	Commencer à contacter les groupes		Janvier	Fait
Général	Réserver les tables et bancs	Demander à l’ACLM (Damien ou Nicolas Coster en 2023)	Mars	Fait
Bar	Réservation des tireuses	Envoyer un courriel à la brasserie	Mars	Fait
Bar	Gobelets réutilisables	Définir un graphisme et lancer la commande chez l’Atelier du Gobelet. ATTENTION délais	Avril
Communication	Créer un évènement Facebook	Mettre la liste des groupes et les informations techniques	Avril mai	Fait
Général	Autorisation mairie	Demander l’autorisation de débit de boisson à la mairie	Mai
Bar	Commander le cidre	Appeler Richard Guillaume à Gruffy	Mai
Bar	Commander le vin	Passer une commande chez Lumian Bonnefoy	Mai	Fait
Scène	SACEM	Faire la déclaration à la SACEM	Mai
Communication	Lancer la communication	Envoyer un premier courriel et faire une publication Facebook	Mai	Fait
Bar	Définition des quantités et types de bière	Envoyer un courriel à la brasserie	Fin mai
Site	Réservation des bacs de tri Grand Annecy	Au moins un mois avant	FIn mai
Communication	Imprimer les affiches	Trouver une imprimerie pour imprimer environ 100 A2 et 50 A3, 0,72 € unité : onlineprinters	Juin
Restauration	S’occuper de la vaisselle	Demander à Philippe	Juin
Restauration	Commander la viande	Trouver un fournisseur de grillades et lui réserver une certaine quantité
Restauration	Commande Biocoop	Envoyer un courriel et passer une commande	Juin
Accueil	Trouver de la monnaie	Aller chercher à la Caisse d’Épargne des rouleaux de pièces	Juillet

Courses

Brico

Vis papillon pour les crochets de la scène

Interrupteur double pour le hangar

Autre

Sacs et boites en plastique pour donner les restes

Idées pour les 10 ans

Ne programmer que des groupes qui reviennent, en mode « les meilleurs » : A bout de fliches, l’Iddée, In the can…